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Datenschutz

Wie wir DSGVO-Konformität herstellen.

Automatisierte Kundenkommunikation heißt: personenbezogene Daten, oft auch besondere Kategorien wie Gesundheitsangaben in einer Schadenmeldung. Das ist kein Kleingedrucktes, deshalb steht es hier ausformuliert.

Art. 28AuftragsverarbeitungWir werden für dich als Auftragsverarbeiter tätig. Vor dem Start schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag, in dem Zweck, Umfang und Weisungsbindung festgehalten sind.
Art. 5Zweckbindung und DatenminimierungErhoben wird, was der jeweilige Prozess braucht — nicht, was technisch ginge. Welche Felder ein Agent extrahiert, legst du fest.
Art. 32Technische MaßnahmenTransportverschlüsselung, verschlüsselte Ablage, Zugriff nach Rolle, protokollierte Zugriffe. Die vollständigen TOMs bekommst du als Anlage zum AVV.
Art. 22Kein Automatismus ohne MenschenEntscheidungen mit erheblicher Wirkung trifft kein Agent allein. Genau dafür ist die Übergabe an einen Menschen im Produkt eingebaut und nicht abschaltbar.
Art. 15–20BetroffenenrechteAuskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit lassen sich pro Kontakt ausführen — inklusive des zugehörigen Chatverlaufs.
Art. 6Rechtsgrundlage im KanalWhatsApp-Kommunikation setzt eine tragfähige Grundlage voraus. Wir richten Opt-in und Hinweise so ein, dass sie dokumentiert und nachweisbar sind.
Art. 30Nachweis auf KnopfdruckFür dein eigenes Verarbeitungsverzeichnis brauchst du Kategorien, Empfänger, Verarbeitungsorte und Löschfristen. Die stehen bei uns nicht in einer E-Mail, sondern ausformuliert im AVV und seinen Anlagen — inklusive der vollständigen Liste der Unterauftragnehmer.
Art. 33Wenn doch etwas passiertWird uns eine Datenschutzverletzung bekannt, informieren wir dich unverzüglich und mit den Angaben aus Art. 33 Abs. 3 — damit deine 72-Stunden-Frist gegenüber der Aufsichtsbehörde nicht schon mit der Suche nach Informationen vergeht.

Konkrete Fragen

Wo werden die Daten verarbeitet?

Die alkaio-Plattform läuft auf Servern der STRATO AG in Rechenzentren in Deutschland, mit Cloudflare als vorgelagertem Content-Delivery-Network. WhatsApp wird über die offizielle WhatsApp Business Platform (Cloud API) von Meta Platforms Ireland angebunden; Inhalte werden dort nur vorübergehend und bei aktivierter lokaler Speicherung in der EU beziehungsweise in Deutschland gespeichert.

Werden meine Kundendaten zum Training von KI-Modellen verwendet?

Nein. Für die Antworten setzen wir Sprachmodelle von OpenAI, Anthropic und Google als Auftragsverarbeiter ein. Sie verarbeiten die Inhalte ausschließlich weisungsgebunden zur Erbringung der Leistung und nicht zum Training eigener Modelle. Für Übermittlungen in die USA bestehen Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO.

Wie lange werden Chatverläufe gespeichert?

Nach einem Löschkonzept, das wir mit dir festlegen. Server-Logs löschen wir spätestens nach 14 Tagen; die Cloud API speichert Inhalte nur vorübergehend, in der Regel höchstens 30 Tage.

Was passiert bei einer Datenpanne?

Wir melden dir jeden meldepflichtigen Vorfall unverzüglich, mit den Angaben, die du für deine eigene Meldung nach Art. 33 brauchst.

Können Kunden der Verarbeitung widersprechen?

Ja. Ein Widerspruch wird im Kontakt hinterlegt, weitere automatische Nachrichten unterbleiben ab diesem Zeitpunkt.

Bekomme ich Unterlagen für meine eigene Dokumentation?

Ja: AVV mit TOMs, eine Beschreibung der Verarbeitungstätigkeit für dein Verzeichnis und, wo nötig, Zuarbeit für deine Datenschutz-Folgenabschätzung.

Diese Seite beschreibt unsere Umsetzung. Sie ersetzt keine Rechtsberatung — die datenschutzrechtliche Verantwortung für den Einsatz in deinem Betrieb bleibt bei dir.

Sieh es dir an einem echten Verlauf an.

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