Ein KI-Vertriebsagent, auch AI Sales Agent genannt, übernimmt wiederkehrende Aufgaben im Kontakt mit Interessenten. Er beantwortet Rückfragen, erfasst Bedarf und Zeitrahmen, führt offene Gespräche weiter und kann einen passenden Termin buchen. Welche Aufgaben er ausführen darf und wann dein Team übernimmt, wird vorab festgelegt.
Bei alkaio läuft dieser Austausch über WhatsApp. Die Leads können aus Werbung, Website-Anfragen oder einem bestehenden CRM- beziehungsweise CSV-Bestand kommen. Entscheidend sind ein nachvollziehbarer Anlass, die passende Einwilligung und ein klarer nächster Schritt im Gespräch.
Chatbot oder Agent: der entscheidende Unterschied
Einfache FAQ-Chatbots beantworten vordefinierte Fragen oder führen durch feste Abläufe. Bei einem KI-Vertriebsagenten kommen Gesprächskontext und freigegebene Werkzeuge hinzu: etwa eine Wissensbasis, ein Kalender oder die Felder einer Leadkarte. Entscheidend ist, welche Aufgaben das konkrete System tatsächlich ausführen kann.
Ein Agent unterscheidet sich in drei Punkten:
- Er erkennt die Absicht — auch bei unsauberer Formulierung, Dialekt, Tippfehlern oder halben Sätzen.
- Er hält den Faden — über den gesamten Verlauf hinweg, statt jede Nachricht isoliert zu betrachten.
- Er kann handeln — und das ist der eigentliche Unterschied. Er ruft Werkzeuge auf: eine Verfügbarkeitsprüfung, einen Kalender, eine Wissensbasis, ein Datenfeld im CRM.
Der letzte Punkt ist der, an dem sich „agentisch" entscheidet. Ein Sprachmodell, das nur Text erzeugt, kann eloquent das Falsche sagen. Ein Agent, der einen Tarifrechner aufruft, gibt das zurück, was der Rechner ausgibt.
Was ein KI-Vertriebsagent mit deinen Leads macht
Ein sinnvoller Ablauf verbindet vier Aufgaben:
- Interesse und Bedarf klären. Der Agent stellt die vereinbarten Fragen: Was sucht die Person? Welche Anforderungen sind wichtig? Wann wird das Thema relevant? Die Antworten werden für die weitere Bearbeitung in der Leadkarte festgehalten.
- Offene Gespräche wieder aufnehmen. Bei einer ausstehenden Antwort kann der Agent an das besprochene Anliegen anknüpfen. Nennt die Person einen späteren Zeitpunkt, richtet sich die Wiedervorlage danach. Inhalt und Zeitpunkt sollten zum tatsächlichen Gespräch passen.
- Den nächsten Schritt ermöglichen. Ist ein Termin sinnvoll, kann der Agent verfügbare Zeiten aus dem angebundenen Kalender nutzen. Fehlen noch Informationen, werden diese zuerst geklärt. Eine Buchung ist ein mögliches Ergebnis des Gesprächs, keine Garantie.
- An dein Team übergeben. Bei festgelegten Themen oder wenn ein Mensch gebraucht wird, übergibt der Agent den Vorgang. Dein Team kann mit dem vorhandenen Gesprächsverlauf und den bereits erfassten Informationen weiterarbeiten.
Beispiel: Ein Interessent fragt nach einer Beratung, möchte aber erst nächste Woche weitersprechen. Der Agent nimmt den Anlass und den gewünschten Zeitpunkt auf. Beim vereinbarten Wiedereinstieg klärt er, ob der Bedarf noch besteht, und unterstützt anschließend die Terminabstimmung.
Funktioniert das auch mit alten oder eingekauften Leads?
Ja, alkaio kann auch Kontakte aus bestehenden CRM- oder CSV-Beständen aktivieren. Dazu können ältere und eingekaufte Leads gehören. Vorher muss dein Unternehmen prüfen, ob Herkunft, Anlass und Einwilligung die geplante Ansprache abdecken. Eine gekaufte Liste allein reicht dafür nicht aus.
Für die WhatsApp Business Platform gilt außerdem: Eine vom Unternehmen gestartete Unterhaltung benötigt eine freigegebene Nachrichtenvorlage. Auch außerhalb des 24-Stunden-Kundenservicefensters sind nur freigegebene Vorlagen zulässig. Eine Vorlagenfreigabe ersetzt keine Einwilligung. Absagen und Abmeldungen müssen im Ablauf berücksichtigt werden.
Aktuelle WhatsApp-Regeln für Unternehmensnachrichten
Wo die Grenze liegt
Der Agent braucht verlässliche Informationen, einen beschriebenen Ablauf und klare Zuständigkeiten. Für verbindliche Zusagen, Ausnahmen oder sensible Entscheidungen muss feststehen, wann ein Mensch übernimmt. In alkaio lässt sich für definierte Themen eine Übergabe an das Team vorsehen.
Auch die Kontaktfolge braucht Grenzen: Absagen und Abmeldungen müssen respektiert werden. Klärt vor dem Start, wer sie bearbeitet und wie weitere Nachrichten verhindert werden. Welche technischen und organisatorischen Schritte dafür eingerichtet sind, gehört in die konkrete Prozessprüfung.
So startest du mit einem klaren Lead-Prozess
Wähle zunächst einen überschaubaren Anwendungsfall: neue Anfragen qualifizieren, offene Gespräche weiterführen oder einen geeigneten Bestandskunden- beziehungsweise Interessentenbestand ansprechen. Kläre dafür die Kontaktgrundlage, das Angebot, die benötigten Fragen und die Übergabe an dein Team.
Der alkaio-Support-Agent erstellt die Nachrichtenvorlagen für den vorgesehenen Ablauf. Erforderliche Freigaben müssen vor dem Einsatz vorliegen. Prüft anschließend an nachvollziehbaren Gesprächsverläufen, ob Antworten, erfasste Daten, Wiedervorlagen und Übergaben zu eurem Prozess passen. Erst dann erweitert ihr den Umfang.