Agentic WhatsApp CRM
alkaio automatisiert deinen WhatsApp Business Account. Mehrere KI-Agenten beantworten Fragen, buchen Termine, klären Bestellungen, nehmen Anliegen auf — und verkaufen, wenn es passt. Einen Menschen holen sie dazu, sobald es darauf ankommt.
Für alle, die mit Kunden auf WhatsApp reden: Handel und E-Commerce, Autohäuser, Restaurants, Salons, Versicherung, Behörden.
alkaio ist ein Produkt der MindLike UG (haftungsbeschränkt) aus Offenbach am Main. Meta Tech Provider. Hosting in Deutschland, DSGVO-konform. Sprachen: Deutsch, Englisch, Spanisch, Arabisch. Kontakt über WhatsApp: +49 69 247415343.
Funktionen
Links sieht der Kunde eine ganz normale WhatsApp. Im System siehst du jeden Tool-Call, jedes gesetzte Feld, jede Regel.
Custom Skills — er rechnet, statt zu vertrösten
Ein Skill ist ein Prozess, den nur du hast — ein Tarifrechner, eine Verfügbarkeitsprüfung, eine Preisstaffel. Der Agent ruft ihn mitten im Gespräch auf, füttert ihn mit dem, was er erfragt hat, und antwortet mit dem Ergebnis.
Wissensbasis und semantische Suche — er liest alles gleichzeitig
Merkblätter, Satzungen, Preislisten, Bedingungen liegen in einer Wissensbasis. Der Agent durchsucht sie semantisch, also nach Bedeutung statt nach Stichwort, und beantwortet daraus auch verschachtelte Fälle präzise.
Human Handover — die KI-Dosis stellst du ein
Für Themen, die niemand automatisch beantworten soll, hinterlegst du eine Regel. Trifft der Agent darauf, erzeugt er keine Antwort mehr, markiert den Lead und benachrichtigt dein Team. Er bleibt still, bis ein Mensch übernommen hat.
Dynamic Follow-ups — der Lead, der nie verloren geht
Sagt jemand „melden Sie sich morgen ab 12“, dann meldet sich der Agent morgen ab 12. Der Zeitpunkt kommt aus dem Gespräch selbst, wird als Aufgabe gesetzt und gehalten — auch über Tage und Wochen.
Sprache, Bild und Dokument — er versteht, was ankommt
Sprachnachricht, Foto, PDF: Der Agent transkribiert, liest und vergleicht. Er beantwortet Fragen zum Inhalt, gleicht ihn mit dem ab, was er über den Kunden weiß, und schreibt die Werte in die Leadkarte.
Automatische Datenpflege — die Karte pflegt sich selbst
Was der Kunde nebenbei erwähnt, landet im richtigen Feld. Neue Adresse, neue Nummer, anderer Nachname — der Agent erkennt es, aktualisiert den Datensatz und schreibt ihn auf Wunsch ins angebundene Drittsystem zurück.
Weiter im Funktionsumfang
- Gespräch: Antworten aus deinen Unterlagen, Tonfall nach deiner Vorgabe, mehrsprachige Agenten, Sprachnachrichten.
- Prozess: Terminbuchung in den echten Kalender, Vorgangsaufnahme, Abschluss im Chat, Wiedervorlagen mit klarem Stopp.
- CRM: Pipeline mit Stufen, freie Felder, Human Handover, Auswertung.
- Anbindung: Meta und Google Ads (Klick-zu-WhatsApp), Webhooks und Zapier, Kalender und Mail, Branchensysteme.
Einsatzbereiche
Der Unterschied zwischen einem Friseursalon und einer Behörde ist nicht die Technik, sondern der Prozess dahinter.
- Handel und E-Commerce — Beratung und Nachkauf: Produktfragen, Verfügbarkeit, Bestellstatus, Umtausch und Retoure.
- Autohaus — Termine und Anfragen: Werkstatttermine, Probefahrten, Fahrzeuganfragen. Der Agent kennt die Verfügbarkeiten und bucht.
- Restaurant und Gastronomie — Reservierung: Tischreservierung, Gruppenanfragen, Öffnungszeiten, Speisekarte, Absagen.
- Friseur und Dienstleistung — Termine und Auslastung: Buchen, verschieben, erinnern. No-Shows fallen, weil Absagen den Slot sofort freigeben.
- Behörden und Verwaltung — Auskunft im Massenbetrieb: wiederkehrende Fragen, Formularauskunft, Zuständigkeiten, Fristen.
- Versicherung und Finanzen — Betreuung und Vertrieb: Vertragsfragen, Meldungen, Termine und Verkauf, wo eine Strecke angebunden ist.
Preise
Eine Lizenz, alle Funktionen. Dazu buchst du nur noch dein Token-Volumen. Monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit.
alkaio Lizenz — 199 € pro Monat inkl. MwSt. (Europa) · 799 AED pro Monat zzgl. 5 % VAT (VAE)
- Alle Funktionen ohne Ausnahme
- Unbegrenzte Workspaces
- Unbegrenzte Nutzer
- Unbegrenzte Dashboards
- Gemeinsamer Posteingang und Leadkarte
- Monatlich kündbar
Token-Pakete
- Flexibel — 0 € (gesamt 199 €): Abrechnung nach Verbrauch, ab 2,99 € je 100.000 Token.
- Starter — 199 € (gesamt 398 €): 10 Mio. Token inklusive, ca. 2.500 Nachrichten beziehungsweise ca. 100 Leads.
- Growth — 795 € (gesamt 994 €): 50 Mio. Token inklusive, ca. 12.500 Nachrichten beziehungsweise ca. 500 Leads.
- Scale — 2.780 € (gesamt 2.979 €): 200 Mio. Token inklusive, ca. 50.000 Nachrichten beziehungsweise ca. 2.000 Leads.
Was ist ein Token?
Token sind die Recheneinheit der KI. Ein Token ist ungefähr ein halbes bis ein ganzes Wort. Abgerechnet wird pro 100.000 Token. Verbraucht wird für:
- Lesen und verstehen — jede eingehende Nachricht samt bisherigem Gesprächsverlauf, den der Agent mitliest.
- Sprachnachrichten transkribieren — aus Ton wird Text, bevor der Agent antworten kann.
- Dokumente und Bilder erkennen — Fahrzeugschein, PDF-Kostenvoranschlag, Foto einer Police.
- Nachschlagen — semantische Suche in der Wissensbasis: Passagen finden, lesen, abwägen.
- Denkarbeit — welche Regel greift, muss ein Mensch übernehmen, welches Feld wird gesetzt. Meist der größere Teil.
- Rechnen und Werkzeuge — ein Skill wird aufgerufen und das Ergebnis in eine Antwort übersetzt.
- Schreiben — die Antwort selbst, der kleinste Posten.
- Was nichts kostet — Nutzer, Workspaces, Dashboards, gespeicherte Leads und der gemeinsame Posteingang laufen über die Lizenz.
Faustregel: Eine einzelne Nachricht liegt bei rund 4.000 Token, ein kompletter Kundenverlauf von der ersten Anfrage bis zum gebuchten Termin bei etwa 100.000 Token — also genau einer Abrechnungseinheit.
Datenschutz
- Art. 28 — Auftragsverarbeitung: alkaio wird als Auftragsverarbeiter tätig; vor dem Start wird ein AVV geschlossen.
- Art. 5 — Zweckbindung und Datenminimierung: Erhoben wird, was der jeweilige Prozess braucht. Welche Felder ein Agent extrahiert, legst du fest.
- Art. 32 — Technische Maßnahmen: Transportverschlüsselung, verschlüsselte Ablage, Zugriff nach Rolle, protokollierte Zugriffe.
- Art. 22 — kein Automatismus ohne Menschen: Entscheidungen mit erheblicher Wirkung trifft kein Agent allein.
- Art. 15–20 — Betroffenenrechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit pro Kontakt, inklusive Chatverlauf.
- Art. 6 — Rechtsgrundlage im Kanal: Opt-in und Hinweise werden dokumentiert und nachweisbar eingerichtet.
- Art. 30 — Nachweis auf Knopfdruck: Kategorien, Empfänger, Verarbeitungsorte und Löschfristen stehen ausformuliert im AVV und seinen Anlagen, inklusive der vollständigen Liste der Unterauftragnehmer.
- Art. 33 — wenn doch etwas passiert: Bei einer bekannt gewordenen Datenschutzverletzung informieren wir unverzüglich und mit den Angaben aus Art. 33 Abs. 3.
Verarbeitungsorte: Server der STRATO AG in Deutschland, Cloudflare als vorgelagertes CDN, WhatsApp über die Cloud API von Meta Platforms Ireland. Sprachmodelle von OpenAI, Anthropic und Google werden als Auftragsverarbeiter eingesetzt und trainieren nicht mit deinen Daten. Server-Logs werden spätestens nach 14 Tagen gelöscht.
Häufige Fragen
Was passiert nach dem ersten Monat?
Die Nutzung läuft monatlich weiter und ist zum Monatsende kündbar.
Rechnet sich das bei wenig Anfragen?
Entscheidend ist selten das Volumen, sondern die Arbeit pro Anfrage — und oft ist das Volumen gerade deshalb niedrig, weil der Kanal bisher nicht angeboten wurde.
Brauche ich einen WhatsApp Business Account?
Ja, und wir richten ihn mit dir ein. Bestehende Nummern lassen sich in der Regel migrieren.
Kann ich klein anfangen?
Ja. Viele starten mit Betreuung und Terminen und schalten Verkauf erst dazu, wenn die Verläufe sitzen.
Blog
Beiträge aus der Arbeit an echten Projekten — zu WhatsApp-Automatisierung, Meta-Anzeigen, Messung, Lead-Prozessen und Datenschutz im Kanal.
- Meta verkauft dir den Klick. Die Antwort verkauft dir niemand — Klick-zu-WhatsApp-Anzeigen bringen das Gespräch. Was danach passiert, entscheidet über den Umsatz — und genau dieser Teil fehlt im Angebot.
- Website zu WhatsApp: aus Besuchern werden Gespräche — Zwei bis drei Prozent der Besucher füllen ein Formular aus. Der Rest geht. Was sich ändert, wenn statt des Formulars ein Chat aufgeht.
- Warum dein Pixel WhatsApp-Conversions nicht sieht — Das Meta-Pixel misst im Browser. Der Abschluss passiert im Chat. Was die Conversions API daran ändert und wie die Einrichtung abläuft.
- Fünf Fehler im Lead-Management, die Abschlüsse kosten — Alle fünf sind derselbe Fehler in fünf Verkleidungen: die Lücke zwischen der Frage und einer brauchbaren Antwort.
- Wie Teams auf WhatsApp umstellen, ohne etwas herauszureißen — WhatsApp muss nicht euer erster Kanal sein, um der schnellste zu sein. Wie der Umstieg abläuft, wenn E-Mail und Telefon weiterlaufen.
- Superchat-Alternative: wann sich der Wechsel lohnt und wann nicht — Ein ehrlicher Vergleich zweier unterschiedlicher Ansätze — mit den Fällen, in denen Superchat die bessere Wahl ist.
- Warum Kundenkommunikation auf WhatsApp landet — Nicht weil der Kanal neu ist, sondern weil er der einzige ist, den Kunden ohnehin schon offen haben. Und was der Haken dabei ist.
- Was ein KI-Agent im Kundenkanal wirklich tut — Der Unterschied zwischen Chatbot und Agent ist nicht die Antwortqualität, sondern ob er handeln kann. Was das im Alltag bedeutet — und wo die Grenze liegt.
Gründerteam
Der Ausgangspunkt war kein Technologiethema, sondern ein Vertriebsthema: dieselben Rückfragen, dieselben Terminabsprachen, dasselbe Nachfassen — jeden Tag wieder. Die Idee war, genau diese wiederkehrenden Abläufe abzubilden, aber nicht generisch und nah am Menschen. Der Kanal war schnell klar: WhatsApp, weil es das Kommunikationsmedium Nummer eins ist und Unternehmen es in den kommenden Jahren zunehmend für Betreuung, Support und Vertrieb einsetzen werden. Die ganze Geschichte.
Dr. Tolga Uslu, Co-Founder. In Frankfurt promoviert im Bereich Künstliche Intelligenz mit Schwerpunkt Text- und Bildanalyse. Verantwortet die technische Umsetzung: Agentenlogik, Werkzeugaufrufe und die Anbindung an die WhatsApp Business Platform. LinkedIn.
Sefa Peker, Co-Founder. Aus dem klassischen Finanzvertrieb, rund zehn Jahre im Vertrieb. Schwerpunkt: Leadgenerierung, Leadqualifizierung und die Automatisierung von Vertriebs- und Kommunikationsprozessen. LinkedIn.
Kontakt und Anbieter
MindLike UG (haftungsbeschränkt), Offenbach am Main, Deutschland. WhatsApp: +49 69 247415343.
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